Dział I
Postanowienia ogólne
§ 1

1. Procedura windykacji należności w Przedszkolu Miejskim Nr 17 w Toruniu zwana dalej „procedurą” określa zasady oraz przebieg postępowania w zakresie monitoringu i windykacji należności w Przedszkolu Miejskim Nr 17 w Toruniu, od osób trzecich (dłużników).
2. Opisane w niniejszej procedurze zasady mają na celu usprawnienie procesu dochodzenia należności oraz niedopuszczenie do ich przedawnienia.

§ 2

1. Ilekroć w Procedurze jest mowa o:

1. Przedszkolu – rozumie się przez to Przedszkole Miejskie Nr 17 w Toruniu;
2. dłużniku – rozumie się przez to osobę fizyczną – rodzica , osobę prawną lub jednostkę organizacyjną niebędącą osobą prawną, zobowiązaną do uregulowania wobec wierzyciela należności;
3. Dyrektorze – rozumie się przez to dyrektora Przedszkola Miejskiego Nr 17 w Toruniu;
4. Pracownikach – rozumie się przez to pracowników samorządowych na stanowiskach urzędniczych Przedszkola Miejskiego Nr 17 w Toruniu odpowiedzialnych za czynności związane z windykacją należności;
5. windykacji – rozumie się przez to ogół czynności faktycznych i prawnych zmierzających do odzyskania wymagalnych należności;
6. należności – rozumie się przez to łącznie należność główną i odsetki, przypadające Przedszkolu Miejskiemu Nr 17 w Toruniu;
7. wierzycielu – rozumie się przez to Przedszkole Miejskie Nr 17 w Toruniu;
8. rodzic – rozumie się przez to rodzica lub prawnego opiekuna dziecka uczęszczającego do Przedszkola Miejskiego Nr 17 w Toruniu;
9. radca prawny – rozumie się przez to kancelarię radcy prawnego prowadzącą obsługę prawną szkół i placówek prowadzonych przez Gminę Miasta Toruń.

§3

1. W przypadku zagrożenia przedawnieniem, terminy przewidziane na dokonanie poszczególnych czynności ulegają odpowiedniemu skróceniu tak, aby nie dopuścić do przedawnienia.

§ 4

1. Do przestrzegania postanowień Procedury zobowiązani są:
1) Dyrektor Przedszkola odpowiedzialny merytorycznie za zawarcie oraz realizacje umów z kontrahentami.
2) Pracownicy Przedszkola zajmujący się obsługą finansowo-księgową należności.

Dział II
Zasady prowadzenia procesu windykacyjnego

Rozdział I
Analiza zadłużenia
§ 5

1. Pracownicy prowadzą ewidencję księgową na bieżąco, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia otrzymania dokumentów źródłowych dokonują zapisów w księgach rachunkowych.
2. Kontroli terminowej realizacji należności dokonują Pracownicy, poprzez analizę kont kontrahentów według stanu na koniec miesiąca, po zaksięgowaniu wszystkich wpłat, zwrotów, przypisów i odpisów przypadających do końca analizowanego okresu.

§ 6

1. Należności stają się wymagalne w dniu następnym po upływie terminu płatności, o ile nie jest to niedziela lub inny ustawowo wolny od pracy dzień. Wówczas terminem wymagalności jest przypadający bezpośrednio po dniu wolnym dzień powszedni.

§ 7

1. W przypadku nieterminowego regulowania należności naliczane są odsetki za zwłokę. Odsetki oblicza się za okres od dnia wymagalności do dnia zapłaty, przy czym skierowanie dochodzenia należności na drogę postępowania sądowego nie zwalnia z obowiązku naliczania odsetek i ujmowania ich w księgach rachunkowych. Pracownik ujmuje odsetki za zwłokę w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału. W przypadku odsetek kwartalnych ujmuje się je w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

§ 8

1. Wpłaty dokonywane przez dłużników, podlegają zaliczeniu w następującej kolejności:

1. ) Wpłatę zadłużenia należy w pierwszej kolejności zaliczyć przede na związane z tym długiem odsetki, a następnie na należność główną. Wpłatę zalicza się przede wszystkim na poczet długu wymagalnego, a jeżeli jest kilka długów wymagalnych – na poczet najdawniej wymagalnego.
2. ) W przypadku niezapłaconych należności wynikających z zawartej umowy cywilnoprawnej długiem tego samego rodzaju jest całe niezapłacone zobowiązanie wynikające z umowy.

Rozdział II

Wezwania do zapłaty

§ 9

1. W Przedszkolu prowadzi się na bieżąco działania prewencyjne, w szczególności polegające na kontaktach bezpośrednich z dłużnikami mające na celu zapobieganie narastaniu zadłużenia i opóźnień w płatnościach.

§ 10

W przypadku występowania opóźnień w płatnościach Dyrektor Przedszkola informuje dłużnika w szczególności o:

1. ) wystąpieniu zadłużenia;
2. ) naliczaniu odsetek;
3. ) możliwości wypowiedzenia umowy;
4. ) możliwość skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego.

§ 11

1. Windykacja obejmuje także osobiste spotkania Dyrektora Przedszkola z dłużnikiem, mające na celu w szczególności przekazanie informacji, o których mowa w §10 oraz:
2. ) ustalenie przyczyn zadłużenia;
3. ) zapoznanie się z sytuacją majątkową dłużnika;
4. ) uzyskaniu od dłużnika dokumentu uznania długu i zobowiązania do jego spłaty.

2. Informacje, o których mowa w § 11 Dyrektor Przedszkola przekazuje rodzicowi na piśmie.

§ 12

1. Do dłużników wysyłane są następujące wezwania do zapłaty:

1) Wezwanie do zapłaty – określa nie dłuższy niż 14 dniowy termin spłaty należności. Doręczane jest osobiście albo wysyłane listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru;

2) przedsądowe wezwanie do zapłaty– określa nie dłuższy niż 14 dniowy termin do zapłaty należności, pod rygorem skierowania sprawy do Sądu. Wezwanie wysyłane jest do dłużnika listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

§ 13

1. Do dłużników, którzy nie dotrzymują terminów zapłaty należności Pracownicy wysyłają wezwania do zapłaty jak określono w § 12.

§ 14

1. Pierwsze wezwanie do zapłaty należy wysłać w ciągu miesiąca po upływie ostatniego dnia miesiąca, w którym upłynął termin płatności.
2. Dalsze prowadzenie korespondencji dłużnikiem od daty wysłania wezwania do zapłaty nie może trwać dłużej niż 2 miesiące.

§ 15

1. W przypadku zagrożenia przedawnieniem, należy niezwłocznie wysłać jedno wezwanie do zapłaty z oznaczeniem krótszego niż 14-dniowy termin zapłaty.

§ 16

1. Wezwania do zapłaty powinny zawierać:

1. ) imię i nazwisko dłużnika;
2. ) kwotę należności głównej oraz informację o naliczeniu odsetek za zwłokę;
3. ) termin płatności należności;
4. ) podstawę prawną lub faktyczną;
5. ) numer rachunku bankowego, na który należy uiścić należności;
6. ) informację o zagrożeniu skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego w przypadku braku zapłaty w ciągu 14 dni od dnia otrzymania Wezwania do zapłaty.

§ 17

1. Wezwania do zapłaty wystawione są przez Pracowników w dwóch egzemplarzach:

1) oryginał – otrzymuje zobowiązany;
2) kopia – pozostaje w aktach Przedszkola.
2. Wezwania do zapłaty podpisuje Główny księgowy lub Dyrektor Przedszkola lub osoba upoważniona.

§ 18

1. Wezwania do zapłaty numerowane są narastająco w danym roku kalendarzowym i ewidencjonowane w prowadzonym rejestrze wezwań do zapłaty przez upoważnionego Pracownika.

§ 19

1. Otrzymane potwierdzenie odbioru Wezwania do zapłaty podłącza się pod kopię wezwania i przechowuje się w aktach sprawy dłużnika znajdujących się w Przedszkolu.

§ 20

1. W przypadku nie otrzymania potwierdzenia odbioru Wezwania do zapłaty oraz po sprawdzeniu czy należność nie wpłynęła na rachunek bankowy wierzyciela – Pracownik prowadzący wstępną windykację:

1) składa za reklamację do Poczty na brak potwierdzenia odbioru;
2) jednocześnie ponownie wysyła do dłużnika Wezwanie do zapłaty.

§ 21

1. W przypadku, gdy wysłane wezwanie przez Przedszkole nie zostanie odebrane, Pracownik przekazuje informację o nieskuteczności doręczeń wraz z kopią potwierdzenia odbioru wezwania, na której odnotowano m.in. „adresat wyprowadził się, adresat nieznany”, „zwrot – nie podjęto w terminie” do Dyrektora Przedszkola w celu niezwłocznej weryfikacji danych adresowych. Dyrektor podejmuje działania w celu ustalenia aktualnego adresu dłużnika. Po ustaleniu prawidłowych danych adresowych dłużnika Pracownik ponownie, niezwłocznie wysyła do dłużnika Wezwanie do zapłaty.
2. Jeśli dłużnik kwestionuje należność, Pracownik wyjaśnia sprawę i prowadzi z dłużnikiem dalszą korespondencję w celu ustalenia faktycznego stanu rozliczeń informując o fakcie Dyrektora Przedszkola. Odpowiedź udzielona dłużnikowi przekazywana jest również do wiadomości Dyrektora Przedszkola.
3. W przypadku, gdy na potwierdzeniu odbioru odnotowano „adresat zmarł” Dyrektor Przedszkola występuje do Dyrektora Wydziału Edukacji UM Torunia z protokołem o nieściągalności wierzytelności w celu podjęcia decyzji przez organ prowadzący Przedszkole o jej umorzenie.

§ 22

1. Z wyjaśnień i ustaleń poczynionych z dłużnikiem w rozmowie bezpośredniej lub telefonicznej sporządza się notatkę służbową.

Rozdział III
Kierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego

§ 23

1. W przypadku braku wpłaty należności w terminie określonym w Wezwaniu do zapłaty wystawionym przez Przedszkole, po otrzymaniu potwierdzenia odbioru, Pracownik przekazuje do Dyrektora Przedszkola pisemną informację o braku wpłaty w celu prowadzenia dalszej windykacji na drodze postępowania sądowego.
2. W przypadku braku wpłaty należności w terminie określonym w Wezwaniu do zapłaty wystawionym przez Pracownika, po otrzymaniu potwierdzenia odbioru, Pracownik przekazuje ustną informację Głównemu księgowemu, o braku wpłaty w celu prowadzenia dalszej windykacji na drodze postępowania sądowego.

§ 24

1. Kopia wezwania do zapłaty wraz z potwierdzeniem odbioru, pozostaje w aktach Przedszkola.

§ 25

1. Decyzję o skierowaniu dochodzenia należności w postępowaniu sądowym podejmuje Dyrektor Przedszkola występując do radcy prawnego o udzielenie opinii w sprawie.

§ 26

1. W terminie 14 dni od dnia przygotowania przez radcę prawnego oceny zasadności skierowania sprawy do sądu Dyrektor Przedszkola podejmuje decyzję o skierowaniu sprawy do Sądu.

§ 27

1. Radca prawny, któremu została powierzona sprawa dochodzenia należności w postępowaniu sądowym, w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia otrzymania pisma od Dyrektora Przedszkola, pełnomocnictwa od Prezydenta m. Torunia do reprezentowania Dyrektora Przedszkola przed sądem oraz kompletnej dokumentacji sprawy, sporządza pozew i składa go do sądu.
2. Radca prawny, któremu została powierzona sprawa dochodzenia należności w postępowaniu sądowym w Przedszkolu, w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia otrzymania pisma od Dyrektora Przedszkola wraz z kompletną dokumentacją sprawy , sporządza pozew i przekazuje go do Dyrektora Przedszkola w celu złożenia go w sądzie. Dyrektor jednostki organizacyjnej kopię złożonego w sądzie.

§ 28

1. Radca prawny, któremu została powierzona sprawa dochodzenia należności w postępowaniu sądowym Przedszkola, w terminie do 7 dni od daty wysłania pozwu, zawiadamia na piśmie Dyrektora Przedszkola o skierowaniu sprawy na drogę postępowania sądowego, przekazując kopię złożonego pozwu.

§ 29

1. Ewidencję księgową należności dochodzonych w postępowaniu sądowym prowadzi się na wyodrębnionym koncie księgowym. Wpisu dokonuje się w miesiącu wysłania przez radcę prawnego lub Dyrektora Przedszkola sprawy do sądu.

§ 30

1. Pracownik niezwłocznie po dokonaniu wpłaty przez dłużnika informuje Dyrektora Przedszkola oraz radcę prawnego o wpłacie należności przez dłużnika, względem którego kompletna dokumentacja sprawy została przekazana celem skierowania na drogę postępowania sądowego.

§ 31

1. Radca prawny, któremu w Przedszkolu została powierzona sprawa dochodzenia należności w postępowaniu sądowym, przekazuje do Dyrektora Przedszkola w terminie do 7 dni od dnia otrzymania wyroku w sprawie pismo o wyniku postępowania sądowego wraz z oryginałem i kopią prawomocnego orzeczenia poświadczoną za zgodność z oryginałem.
2. Dyrektor Przedszkola przekazuje upoważnionemu Pracownikowi pismo o wyniku postępowania sądowego wraz z kopią prawomocnego orzeczenia poświadczonego za zgodność z oryginałem.

§ 32

1. Dyrektor Przedszkola, w przypadku nie zasądzenia na rzecz wierzyciela dochodzonej należności niezwłocznie przekazuje Głównemu Księgowemu dyspozycję odpisu należności wraz z kopią prawomocnego orzeczenia sądu w celu zarachowania w księgach rachunkowych.

§ 33

1. Do dłużników, którzy pomimo prawomocnego orzeczenia sądu nie dokonali zapłaty należności, Przedszkole wysyła w ciągu 1 miesiąca od daty otrzymania prawomocnego orzeczenia sądu Przedegzekucyjne wezwanie do zapłaty. W przypadku braku wpłaty w terminie określonym w wezwaniu Przedszkole przekazuje kopię wezwania do zapłaty wraz z jego potwierdzeniem odbioru do radcy prawnego w celu wszczęcia postępowania egzekucyjnego.
2. Po dokonaniu wpłaty przez dłużnika upoważniony pracownik przekazuje niezwłocznie informację do Dyrektora Przedszkola oraz radcy prawnego.

§ 34

1. W przypadku uprawomocnienia się orzeczenia radca prawny lub Dyrektor Przedszkola w terminie 14 dni, występuje do Sądu o nadanie klauzuli wykonalności tytułowi egzekucyjnemu, a w przypadku gdy nadanie klauzuli wykonalności następuje przez Sąd z urzędu o przesłanie tytułu wykonawczego.

§ 35

1. Etap windykacji sądowej kończy się z chwilą uzyskania przez radcę prawnego lub Dyrektora Przedszkola tytułu egzekucyjnego zaopatrzonego w klauzulę wykonalności, przy czym Dyrektor Przedszkola zobowiązany jest do niezwłocznego przekazania poświadczonej za zgodność kopii tego tytułu Pracownikowi.

§ 37

1. W przypadku, gdy powództwo zostało przez Sąd oddalone radca prawny bezzwłocznie przekazuje Dyrektorowi Przedszkola orzeczenie Sądu wraz z uzasadnieniem oraz pisemną opinią odnośnie zasadności składania środków odwoławczych.
   W przypadku, gdy powództwo zostało przez Sąd oddalone Dyrektor Przedszkola bezzwłocznie przekazuje do organu prowadzącego Przedszkole orzeczenie Sądu wraz z uzasadnieniem oraz występuje o pisemną opinią radcy prawnego odnośnie zasadności składania środków odwoławczych.

§ 38

1. Po uzyskaniu tytułu egzekucyjnego zaopatrzonego w klauzulę wykonalności Dyrektor Przedszkola kieruje wniosek ,sporządzony przez radcę prawnego, o wszczęcie egzekucji sądowej do właściwego komornika i dokonuje dalszych czynności przewidzianych przepisami prawa oraz monitoruje przebieg egzekucji.